כלים ושיטות להתמודדות עם ריבוי פרויקטים ומשימות

אתגר ניהול הזמן ופרויקטים נכנס לחיינו ביום בו המציאו את השעון.

אנו חיים בעידן בו אנו נדרשים לבצע משימות ומטלות במסגרת פרויקט או סדרה של מטלות, תוך אחריות ועומסים רבים המביאים אותנו לתסכול,חוסר אונים ואכזבה מ“אובדן הזמן” שלנו.

זמן אי אפשר לאגור, לייצר, להשאיל או לקנות–זמן הוא משאב שיש לכולנו במידה שווה.
מאחר והזמן אינו משאב מוחשי עלינו ללמוד כיצד לנהל אותו, תוך תכנון, מיקוד ומתוך הבנה כי הדרך בה אנו מתנהלים משפיעה על איכות חיינו.

ניהול נכון של הזמן בפרויקט תורם לאפקטיביות מקסימלית, מקדם את רמת הביצועים שלנו ומביא אותנו לתחושה של איזון, סיפוק ושליטה. הצעד הראשון בניהול עצמי נכון הוא להציב לעצמנו מטרות מוגדרות וברורות שתאפשרנה לנו לממש את יעדי הפרויקט. שכן,דרך הקצרה ביותר בין נקודת ההתחלה לנקודת הסיום עוברת דרך תוכנית.

דמיינו את עצמכם עומדים בפתחו של יער. בקצה השני של היער נמצא דגל, המקום אליו אתם שואפים להגיע. אם תלכו ביער ללא מסלול מוגדר ומפה,אתם עלולים להיתקל במכשולים לא צפויים, בעיכובים רבים אותם לא צפיתם וללכת לאיבוד.

לעומת זאת,אם לפני היציאה לדרך תתכננו את המסלול, תזהו מכשולים אפשריים,תוך התחשבות בזמן הנתון ובמטרות אותן תרצו להשיג,הדרך לדגל תהיה קצרה יותר והסיכוי שלכם להצלחה ולסיפוק יגדלו. המסע לדגל הינו המשל למטרות והשאיפות אותם אנו רוצים להגשים.
השקעה בתכנון חוסכת בזמן ביצוע ולכן חשוב שנכין רשימה של משימות יומיות, שבועיות וחודשיות. רובנו לא מסוגלים לזכור בע“פ יותר מארבע או חמש פרטים. רשימת המשימות מונעת ״מחשבות רדיקליות חופשיות״ – מחשבות הצפות במוחנו ומונעות מאיתנו לשמור על קו מחשבה חד ואחיד. כתיבה של תוכנית יומית מקנה לנו שקט פנימי ומורידה את רמת הלחץ.

 לאחר שהכנו את ה-“רשימה היומית“, ייתכן ונתקל באירועים, אנשים או גורמים בלתי מתוכננים אשר עלולים להסיט אותנו מהתכנון מקורי,אילו הם ״שודדי הזמן״, ולכן יש לשקול האם טיפול בכל אחת מההפרעות הללו מקדם אותנו למטרה שהצבנו לעצמנו. חשוב מאוד להבדיל בין הסחות דעת בעלות משמעות ובין כאלה שניתן לדחות למועד מאוחר יותר, לדוגמא – שיחת טלפון שניתן לבצע מאוחר יותר.

 תוכנית טובה ונכונה מכילה סדר עדיפויות יעיל וברור לכל משימה. סדרי עדיפויות הם דבר סובייקטיבי, אך ניתן לקבוע אותם באמצעות מספר שאלות פשוטות:

1.      האם ביצוע המשימה יקדם את מטרותיי ליום זה?

2.      האם ישנו תאריך יעד לביצוע ומתי?

3.      מה יקרה באם המשימה לא תתבצע היום?

4.      האם ביצוע המשימה יכול לתרום לי בשלבים מאוחרים יותר?

5.      האם משהו אחר ממתין שאסיים את המשימה כדי לקדם את המטרה שלי?

 מאחורי כל יום מוצלח ואפקטיבי עומדת עשייה מתוכננת ומסודרת ולכן חשוב להטמיע את שיטת ניהול הזמן בחיינו ואף לדעת להפיק ממנה את מירב התועלת ולא לשכוח גם ממנה.