עבודה מהבית. בגדול החלום של כולנו לא !? זה נשמע טוב, נשמע מפתה… נשמע קל! אבל וכמובן יש אבל גדול, עבודה מהבית זה לא כל כך פשוט במיוחד כאשר יש לך ילדים! 😉

עבודה מהבית, איך עושים זאת? איך עובדים בצורה יעילה? בצורה פרודקטיבית? ישנם אנשים שזה מתאים עבורם יותר וישנם כאלה שמתאים עבורם פחות ובכל זאת בין אם זה כעובד או כמנהל העבודה מהבית דורשת מספר כללים ומספר כלים פשוטים.

בואו נעבור עליהם

כללים

הכללים הם דיי פשוטים אבל בהחלט חיונים לסביבת עבודה נקייה נטולת הסחות דעת שכדאי מאוד ליישם.

כאשר מפתיעים אותך לשיחת וידאו

אתם לא בחופש, אתם בעבודה

קמתם, אתם עובדים מהבית? יופי. תתלבשו בהתאם. אל תשארו בפיג’מה. תתארגנו בהתאם כאילו אתם בעצם הולכים לעבוד. מחקרים של אוניברסיטת שקר כלשהיא מראים שאם תשארו בפיג’מה – המוטיבציה תרד. חוץ מזה בשיחות וידאו תראו טוב 🙂 

הסלון אינו סביבת עבודה!

חשוב להבין שהסלון או פינת האוכל במטבח הוא איננו סביבת עבודה. אם יש לכם בבית חדר עבודה – מעולה! תעבדו משם. אם לא, צרו לכם פינה מרוחקת ומבודדת עד כמה שאפשר הרחק מהסחות דעת. בשביל לעבוד מהבית צריך סביבה שקטה.

שודד הזמן

הנייד! לא יודע אם אתם יודעים… אבל הנייד הוא שודד הזמן הכי גדול שיש (אחרי האוכל 😉 ). תסגרו את הנייד, הרחיקו אותו מכם. יש שם אפליקציות, משחקים, הודעות ועוד כל מיני דברים שיסיחו את דעתכם ויקחו לכם את רוב הזמן! אם יש לכם תלות עסקית, אז לפחות תשתיקו אותו! אל תתפתו. 

מטבח הוא לא מקום בילוי

אמנם הנייד שודד זמן עיקרי.. אבל האוכל.. אחח האוכל! פה יש 2 היבטים 
היבט ראשון: אוכל גורם לך לעשות “הפסקה” אתה הולך לשתות, מתיישב ו.. אויי שכחת את העוגייה אתה הולך וחוזר, הולך וחוזר.. לפעמים אתה כבר שם אז אתה נשאר עוד “קצת” ובכן, שוד זמן לאור יום.
היבט שני: אתה סוגר את היום 3.41 ק”ג יותר ממה שהתחלת אותו! #רק אומר… 

תתרחקו מהמטבח. תקציבו לכן זמן לאוכל או נשנוש. שוב, אל תתפתו… זה יעלה לכם ביוקר 🙂

משמעת עצמית

חלקו את היום למשימות קטנות. הציבו לכם יעדים ותעמדו בהם. להורים שביננו. במידה ויש לכם ילדים שנשארים אתכם. אם יש לכם ילדים גדולים, חלקו גם לילדים משימות וכך יעזרו לכם במהלך היום. יש לכם ילדים קטנים? תנסו מבעוד מועד לסידור הילדים בין אם זה מטפל/ת, הורים, אחים/ות וכדומה. אין לכם סידור? גם זה בסדר, תכניסו את זה למשימות ולמינוף הזמן בטיפול הילדים.
אתם רווקים ? מעולה! תתרחקו מהטלויזיה! זה מתחיל בזפזופ קליל בין התחנות ופתאום אתם מוצאים את עצמכם בנטפליקס בבינג’ (יעני סלנג, צְפִיַּת רֶצֶף על פי החלטת האקדמיה ללשון) על הסדרה “חברים”.

כלים

אוקי, אז עברנו על הכללים, הבנו, הפנמנו. מה עכשיו ? כלים! 

אני מאמין שכל אחד או כל חברה משתמשת בכלים שלה ובמה שהם מכירים (אם זה TFS, JIRA, ZOOM, Monday, Aha! וכדומה). אז מה שנותר בעצם זה להמליץ על כלים שימושיים חיוניים ליום יום (חינמיים) לעבודה מהבית שיעזרו וייעלו לכם את סדר היום.

כשאתה עובד יותר מידיי זמן מהבית

גוגל! גוגל Drive וגוגל Docs

כלי חינמי, יעיל ומצויין. בעצם מאפשר לך לנהל את הכל במקום אחד! היא אף מאפשרת סביבת עבודה משותפת (חינמית לחלוטין) הכוללת הרשאות, יכולת דיבור מרוחק, נתינת משימות ומעקב.

Microsoft Teams

הזכרנו את גוגל, לא נגיד מילה טובה על מיקרוסופט? אז כמו גוגל, גם פה יש כלי שמאחד את הכל במקום אחד תקשורת בשילוב צ’אט, פגישות וידאו, אחסון קבצים, שיתוף תכנים ועוד. אף היא מאפשרת סביבת עבודה שיתופית, נעימה וקלילה.

Slack

אפליקציה נהדרת לקיום שיחות, צ’אט, דיונים מקצועיים בצורה פרטית או קבוצתית וכמו כן גם שיחות וידאו (אינדיבידואליות)

Trello

טרלו, נו מי לא מכיר, כלי פשוט וויזואלי לניהול משימות המאפשר לעקוב ולנהל משימות ויעדים בקלות בצורה אינדיבידואלית או קבוצתית. היא מבוססת על שימוש בפתקים או כרטיסיות בהזזה היוצרת סדר ויזואלי.

Notion

כלי לניהול ומעקב אחר משימות ופרויקטים שונים, נותן אפשרות לבניית יעדים עם הצגת לוחות זמנים, עריכת נתונים והוספת מידע לכל פיצ’ר. הגרסה החינמית מעט מוגבלת אך בהחלט מספקת.

יש כמובן עוד מלא כלים, אבל ההמלצות שלי מבוססות על כלים חינמיים וכאלה שיש לי ניסיון בהם (באסה ש Monday כבר לא חינמי 🙂 )

אז יש לנו כללים ויש לנו כלים. יאללה לעבודה!

בין אם אתה עובד או מנהל, בין אם רק אתה או כל המשרד עובדים מהבית, אחד הדברים החשובים ביותר הינו – זמינות!
לפעמים זה רק אתה שעובד מהבית מצורך מסוים אז התהליך פשוט יותר וזורם הרבה יותר.
אבל היום כאשר יש לנו את משבר הקורונה שכל יום בעצם הולך ומחמיר אנחנו בבעיה לא פשוטה, לעבוד במתכונת מעט חדשה וכמובן על פי ההנחיות החדשות.
וירוס הקורונה נותן אותותיו והבהלה שנוצרה שולחת הרבה עובדים לעבוד מהבית. נכון, זה תהליך חדש ולא מוכר. זו מתכונת די חדשה שאף אחד עוד לא חווה, בכל זאת עבודה ממרחק בעבודה יומית לכולם, אך עם כל זאת עלינו (כל אחד ואחד) לגלות אחריות רבה. עבודה מהבית היא עבודה לכל דבר. 

עלינו להיות זמינים כל הזמן ובכל עת. אז איך עובדים במתכונת כזו?

כעובד
סדר העבודה הוא דיי פשוט. אתה עוקב אחר ההוראות ונשאר זמין כמה שיותר 🙂

כמנהל
העבודה כבר פחות פשוטה ומאתגרת. יש יותר אחריות ויש יותר משימות מעקב. 
לנו המנהלים ישנה אחריות רחבה יותר. יש לנו צוות ועלינו לתמוך בהם, לנווט אותם ולהיות שם בשבילם בכל עת. קבעו הנחיות ומטרות ברורות. במצב של היום במידה וכולם עובדים מהבית, חשוב מאוד להיות מעודכנים בכל דבר ובזמן! נכון, יש לכם צוות ואתם כמובן סומכים עליהם בעיניים עצומות. אבל מתכונת עבודה זו היא בהחלט מאתגרת ויש לפחות כרגע צורך לעקוב אחר המשימות כדי שהכל יעבוד בצורה מתואמת, חלקה ויעילה ביותר.

תתחילו בדיילי (Daily). פגישה קצרה עם הצוות, להבין מה נעשה עד כה, מה נעשה היום ומה מעכב משימות מסוימות, אם יש.
אם אתם מנהלים מספר קבוצות כמו צוות מקומי בנוסף לצוות Offshore עליכם לתאם בהתאם זמנים לשניהם. במידה וישנם הפרשי שעות מרובות צרו 2 פגישות קצרות בזמני הבוקר של אותו זמן גיאוגרפי.
עקבו אחרי המשימות. היום יש כלים (כמו שציינתי למעלה) המציגים גרפיים ויזואלים הנותנים לכם יופי של תמונה כוללת על התהליך, הזמנים והקיבולת – תשתמשו בהם.
תהיו בקשר גורף עם כל האנשים הרלוונטיים לעבודה בזמן הגרסה הנוכחית שלכם. חשוב שתהיו מעודכנים בכל דבר בין אם זו תקלה מסוימת, תיקונים שצריך או העלאות.

חשוב לעדכן כל דבר לא רק במייל! אלא גם בהודעת סקייפ, או וואטסאפ (או כל תוכנה אחרת) כדי שזה לא יתפספס בטעות. היום יש כבר העלאות אוטומטיות עם כלים כמו TFS באמצעות CI/DC וכדומה. לאחר העלאה יוצא גם מייל אוטומטי, אבל מנסיון מיילים כאלה מתפספסים כי יש הרבה מהם. העלתם גרסה ? מעולה, שלחו מייל + הודעה לכולם, תיידעו אותם שלא יתפספס.

חשוב! עם כל זה ועם כל הילת הקורונה מסביבנו, חשוב שתייצרו ותשדרו אופטימיות עם אנרגיה חיובית לצוות. כל זה רק יגרום לפרודוקטיביות ולעבודה נעימה ובריאה יותר גם תוך כדי עבודה מהבית.

אנחנו עדיין בשלב של אי ודאות ואנחנו עדיין לא יודעים מה יקרה, חשוב לשמור על קור רוח, סובלנות, ואנרגיה חיובית… אמנם זה רק נראה, אבל זה בהחלט אינו סוף העולם… 😉 
שמרו על עצמכם וסובבכם!

שמרו על עצמכם

27 הערות

  1. כייף שחזרת לכתוב
    אוהבת מאוד את המאמרים שלך.. הם מעולים ומסוגננים בצורה מעולה
    תמשיך כך

  2. מאמר ענייני וטוב. אך למה אין כלכך התייחסות לעובד הרגיל ? כלומר המאמר כולל מספר תכונות והרגלים לתהליך העבודה השותף, אבל מה אמור לעשות העובד הרגיל ואיך הוא אמור להתייעל מבחינה עבודתית, אני חושבת שיש יותר עובדים רגילים מאשר מנהלים והתייחסות לעובד הרגיל הייתה יותר נדרשת כאן

    • דווקא זה נראה שיש ממש התחייחסות לכולם
      את הכללים מיישם גם העובד הרגיל וגם המנהל
      אמנם הוא לא מדבר על השלכות העובד.. אך בהחלט מכסה שם את רוב ענין הפרודקטיביות של העובד ככלל
      גם יש הסבר על ההתמודדות של המנהל אל מול העובדים

  3. אני כבר שלושה ימים עובד מהבית וזה זוועה
    לא מבין איך אפשר להתרגל לזה. אני מטפס על הקירות. המצב חרבנה! מתגעגע למשרד! לקפה הטחון!

  4. עבודה מהבית.. זו עבודה קשה!!!! ולא כל אחד יכול או מסוגל.. זה מאוד תלוי בבנאדם עצמו

  5. ללא ספק עבודה מהבית בצורה של עכשיו קשה מאוד וממש לא מתאימה לכולם, בתור אחת שעובדת מהבית שעות ארוכות ומייעצת בתחום ההעסקה אני יכולה לאמר בבטחה שזה מאוד לא פשוט
    תהליך זה אמור להעשות בהדרגה וכך יעשה בצורה יעילה וחלקה ככל שאפשר. הבעיה היא שכאן התהליך שונה והוא קורה בבת אחת וביום בהיר אחד רובנו מתחילים לעבוד מהבית. זהו תהליך שלא מתאים לכולם
    הכתבה אכן ממצת את רוב הכללים והכלים וכתובה בצורה קלילה ועניינית. נהנת מאוד מכתבות כאלה שגם תוכנן נכונות ויעילות

  6. אחלה מאמר. אני בוודאות אקח לעצמי חלק מהטיפים שהעלית במיוחד העניין של להתלבש לעבודה;)

  7. מעניין..
    הבעיה הגדולה היא באדם עצמו.. אצלנו למשל זה ממש לא עובד כמו שצריך.. יש את בעיית “החתול והעכבר” וכל הזמן צריך לרדוף.. ממתינים לתשובות המון זמן.. וזה לא נראה שזה איכשהו משתנה .. חבל!
    אבל מאמאר מדוייק ונכון

  8. שהיא תוכנה מעולה MONDAY אחלה כתבה.. רק חבל שאין אזכור לעוד כלים ותוכנות כמו
    יש גם את קלטורה לשיחות ועוד כמה

  9. בהחלט ימים קשים!
    אי ודאות אם זה ימשיך ככה אני מאמינה שמשק לא ימשיך להיות כמו שהיה
    אגב, דעתי היא שאם זה ימשך מספיק זמן גםמלא יחזריו את כל העובדים למצבת שהיתה בעבר! שזה עוד יותר מפחיד ואז עניין העבודה מהבית יהיה נקודת מםנה

  10. פוסט נהדר
    כמנהל זו בהחלט משימה לא פשוטה ..כל היום לנטר ולדגום שהכל עובד בסדר.. אכן יש אנשים שקשה להם לנהל אורח חיי עבודה מהבית ומרחוק וזה קשה

  11. זה כבר נהיה קשה מנשוא! לא פשוט בכלל.. אני עם 4 ילדים וזה נראה שלא הולך להסתיים בקרוב במיוחד עניין הילדים!!! מדברים על חזרה ללימודים בעוד 5 חודשים .. פשוט לא לעניין

השאר תגובה

Please enter your comment!
Please enter your name here